De kmo-portefeuille is een initiatief van de Vlaamse Overheid waarmee zelfstandigen en KMO’s voor opleiding, kennis en advies elektronisch subsidies kunnen aanvragen en projecten kunnen betalen.

Deze nieuwe subsidiemaatregel ging van start in januari 2009. De kmo-portefeuille is als opvolger van BEA en de diensten- en adviescheques sterk verbeterd qua administratieve afhandeling.

De procedure is nu eenvoudig: De ondernemer stort 50% (of 25%) van de kosten voor de dienstverlening in een elektronische portefeuille. De Vlaamse overheid stort daar de overige 50% (of 75%) bij. De ondernemer geeft opdracht om het totaalbedrag op de rekening van de dienstverlener te storten.

De volledige administratieve afhandeling gebeurt via de website www.kmo-portefeuille.be. U dient wel op voorhand een federaal token of eID (met kaartlezer) te hebben, om u te registreren op deze website, en vervolgens de projecten (en subsidies) aan te vragen.

Een advies is steeds schriftelijk en omvat principieel drie aspecten:

1. een analyse van de probleemstelling;
2. een eigenlijk advies: dit luik heeft betrekking op een aantal suggesties, voorstellen, raadgevingen inzake haalbaarheid van een ondernemingsplan, automatisering, organisatie, management, informatieverwerking, marketing, promotie enz., desgevallend verschillende scenario's, enz.
3. een implementatieplan: dit slaat op een stappenplan, actieplan of adviestraject, een tijdschema dat zal moeten uitgevoerd/gevolgd worden, kortom een soort draaiboek indien men het advies wil realiseren, al dan niet nog onder eventuele begeleiding voor bijsturing of controle. Het betreft maw het conceptuele aspect en niet de realisatie of uitvoering van een advies. Het implementatieluik slaat dus niet op de werkelijke realisatie of uitvoering van het advies zoals bijvoorbeeld het vervullen van administratieve formaliteiten, het indienen en opmaken van bepaalde vergunningen, het maken van contracten, overeenkomsten, aankoop of leveren van software (geschreven programmatuur), etc.

Voorbeelden:

Communicatieplan, marketingstudie, SWOT-analyse,...

Volgende diensten komen evenwel niet in aanmerking voor steun (niet limitatieve lijst):

• wettelijk verplichte adviezen (= alle adviezen die geregeld zijn binnen een wettelijk kader), verplichte audits of adviezen betreffende milieu, energie, veiligheid, kwaliteit, hygiëne, e.d.;
• adviezen van permanente of periodieke aard, dit zijn adviezen die meer dan éénmaal worden geleverd binnen een periode van drie jaar. Voorbeelden zijn belastingsadvies, regelmatige dienstverlening op juridisch gebied en reclame; routinematig advies betreffende selectie-, aanwervings- en rekruteringsbeleid;
• adviezen die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven van een onderneming bvb financiële controles, courante adviezen op het vlak van boekhouding-accountancy en fiscaliteit, vertalingen, gestandaardiseerde diensten van computerservicebureaus, …
• niet-gespecialiseerde adviezen (ze moeten gepersonaliseerd zijn, op maat van de onderneming);
• diensten met betrekking tot subsidies (subsidieconsulenten);
• bouwen van websites, schrijven van software;
• diensten in verband met het vervullen van formaliteiten betreffende registratie en instandhouding van intellectuele eigendomsrechten;
• diensten van expertisebureaus betreffende schadegevallen en waardebepalingen;
• kosten betaald aan een certificatiebureau voor een audit voor het behalen of het behouden van een kwaliteitscertificaat

Definitie luik Advies

Schriftelijke, specifieke, waardevolle raadgevingen en aanbevelingen, verleend door de dienstverlener, die bestaan uit het in kaart brengen en onderzoeken van problemen (een analyse van de probleemstelling), een eigenlijk advies (oplossingen en waardevolle raadgevingen), en een implementatieplan, en die uitsluitend of hoofdzakelijk gericht zijn op het verbeteren van het huidige of het toekomstige bedrijfsfunctioneren van de onderneming.

Strategisch Advies in het kader van de kmo-portefeuille is een haalbaarheidsstudie of een studie die de economische en financiële haalbaarheid van een project bewijst.

Hierbij moet cumulatief aan volgende voorwaarden voldaan zijn:

1. de haalbaarheidsstudie omvat een schriftelijk rapport waarbij na een systematisch opgezette en afgeronde analyse, een inschatting van de financiële of economische mogelijkheden van het project wordt onderzocht;
2. het advies is op maat van de onderneming, fundamenteel onderbouwd en laat toe om een beslissing te nemen over de haalbaarheid van het project; 
3. het advies zal leiden tot een kantelmoment binnen de onderneming; het advies leidt tot beslissingen waarvan de gevolgen moeilijk omkeerbaar zijn wat betekent dat het advies een lange termijn oplossing biedt die invloed heeft of kan hebben op de ganse organisatie.

A. De overeenkomst.

In de overeenkomst / contract strategisch advies moet minstens staan:

Inzake de onderneming:

• Korte beschrijving van de onderneming (bestaande activiteiten);
• Beschrijving van de sector waarin onderneming actief is;

Inzake het project:

• Wat is het project, waarvan de haalbaarheid dient onderzocht? Gedetailleerde projectomschrijving. Kaderen van het project binnen de onderneming.
• Op welke manier zal het project leiden tot een kantelmoment voor de onderneming? Beschrijving van het kantelmoment (overname, nieuwe markt, …).
• Wat is het te bereiken einddoel van het project of wat is het beoogde eindresultaat? Op welke beslissing binnen de onderneming moet het advies een antwoord kunnen bieden?
• Wat is het verwachte effect op de missie van de onderneming?

Inzake het advies:

• Soort dienstverlening (m.b.t. fiscaliteit / financiering / recht/ …?) welke knowhow, expertise of specialisatie van het adviesbureau is nodig?;
• Gedetailleerd stappenplan / beschrijving van de werkwijze;
• Totaal aantal adviesdagen;
• Welke kosten per fase worden voorzien: gesplitst in uur- of dagtarief.

Aandachtspunten:

1. Het advies moet een haalbaarheidsstudie zijn. Een haalbaarheidstudie is een specifiek bedrijfsadvies, gericht op het evalueren van een geplande ondernemersactiviteit of een nieuw project met een voldoende grote bedrijfseconomische impact door middel van het opstellen van een ondernemingsplan en een marktevaluatie.

2. Neem een ontbindende voorwaarde op in het contract waardoor in geval van een negatieve beoordeling door de commissie strategisch advies, het contract zal vervallen. Het contract is dan onder voorbehoud. De commissie kan voor bepaalde projecten beslissen, dat het geen strategisch advies is, maar wel advies. In dat geval verkrijgt u van het Agentschap Ondernemen een machtigingsbrief die u toelaat een nieuwe aanvraag in te dienen in de pijler advies.

B. De haalbaarheidsstudie

In het uiteindelijke advies (resultaat) moet minstens de uitwerking van de hierboven beschreven inhoudelijke elementen van de overeenkomst/contract staan.

Het is een schriftelijk rapport waarbij na een systematisch opgezette en afgeronde analyse, een inschatting van de financiële of economische mogelijkheden van het project wordt onderzocht. Voor elk alternatief dient uitgewerkt te worden hoeveel de investering bedraagt, wat de verwachte kosten zijn en welke opbrengsten voorzien worden, en wat de voor- en nadelen zijn.

De implementatie zelf maakt GEEN deel uit van Strategisch Advies en is ALTIJD uitgesloten van steun in het kader van de kmo-portefeuille !!!

Definitie Strategisch Advies:

Een haalbaarheidsstudie of een studie die de economische en financiële haalbaarheid van het project bewijst.

Kmo's die dreigen in moeilijkheden te geraken kunnen de opmaak van doorstartplannen in het kader van het preventief bedrijfsbeleid laten subsidiëren via de kmo-portefeuille.

Niet alle dienstverleners van de kmo-portefeuille mogen doorstartplannen opmaken. Om erkend te worden voor het domein preventief bedrijfsbeleid moet de dienstverlener bewijzen dat hij ervaring heeft op het gebied van preventief bedrijfsbeleid.

Wat is Preventief Bedrijfsbeleid (PBB)?

PBB is een actieplan dat bestaat uit verschillende maatregelen om te voorkomen dat bedrijven in moeilijkheden komen. Zodoende moet het preventief bedrijfsbeleid helpen voorkomen dat bedrijven in Vlaanderen failliet gaan.

Het actieplan omvat vier fasen, met name sensibilisering, diagnose (ondernemingscan) en eerstelijnsadvies, specifiek advies eventueel onder vorm van een doorstartplan en tot slot de implementatie van het doorstartplan. 

PBB en de kmo-portefeuille

In de derde fase van het actieplan kan beroep worden gedaan op de kmo-portefeuille. Via de kmo-portefeuille kan de kmo die dreigt in moeilijkheden te geraken, door een dienstverlener die erkend is op vlak van preventief bedrijfsbeleid, een doorstartplan laten opmaken. Een doorstartplan wordt ingediend in de pijler strategisch advies.

Wat is een doorstartplan?

Een doorstartplan is het geheel van oplossingen gericht op het veranderen van discontinuïteit van de onderneming in continuïteit. Het zijn adviezen die een onderneming die dreigt in moeilijkheden te komen kan laten opstellen zodat bij opvolging van de adviezen vermeden wordt dat de onderneming in moeilijkheden komt.

Zoals alle adviezen is een doorstartplan een geschreven document dat minstens moet bestaan uit een analyse van de probleemstelling, o.m. de knelpunten zoals gedetecteerd bij de diagnose (ondernemingscan), het eigenlijke advies en een implementatieplan

Het gesubsidieerd bedrag en het steunbedrag zelf hangt af van de pijler waarin de steun gevraagd wordt. Ik geef hieronder u een overzicht.

Pijler	Advies	Strategisch Advies	Preventief Bedrijfsbeleid
Steunpercentage	50 %	50 %	50 %
Steunpafond per pijler	5.000 EUR	25.000 EUR	25.000 EUR

   

• Elk project moet minstens 100 euro bedragen, het minimum projectbedrag voor strategisch advies is 10 000 euro.
• Per projectpijler is er telkens een maximum subsidie voorzien (bv. voor alle projecten uit de pijler 'opleiding' samen mag een ondernemer niet meer dan 2 500 euro subsidie krijgen)

• Voor elke kmo is er:

  • 1 portefeuille voor kleine projecten met een maximum subsidie van 15 000 euro (voor de eerste vier pijlers samen: opleiding, advies technologieverkenning, advies internationaal ondernemen)
  • 1 portefeuille voor grote projecten met een maximum subsidie van 25 000 euro voor strategisch advies (de projecten rond strategisch advies bedragen bijgevolg maximaal 50 000 euro)