Er wordt dan uitdrukkelijk verwezen naar de lijst met vergoedingen zoals die vastgesteld wordt door de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking voor haar ambtenaren.

Deze forfaitair vastgesteld kost per dag (verschillend tarief per land, en soms per regio of stad) dekt alle kleine uitgaven ter plaatse waarvoor soms moeilijk bewijsstukken te verzamelen zijn. Deze bedragen worden geacht de kosten van de maaltijden en van de andere kleine uitgaven te vergoeden. Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming (zoals tram, bus, metro, taxi), drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien. In deze kost zijn echter niet inbegrepen de verblijfskosten (overnachting in hotel bijvoorbeeld) en de verplaatsingskosten ernaartoe.

Wat wordt er nu verstaan onder dienstreizen in het buitenland? Hieronder wordt verstaan een opdracht van korte duur (maximum 30 kalenderdagen) in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is. De periodes die betrekking hebben op de eventueel door de belastingplichtige vrijwillig gemaakte reisverlengingen, worden echter niet als dienstreis aangemerkt.

Het volledige bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding op dagbasis mag in de volgende gevallen als een niet belastbare eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking worden genomen:

• voor elke volle dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld een dag tussen twee overnachtingen op dienstreis;
• voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met een afwezigheid van minstens 10 uren. De duur van dergelijke dienstreizen moet worden berekend op basis van de afwezigheid van de werknemer of bedrijfsleider van zijn vaste plaats van tewerkstelling (standplaats) tot het uur van terugkeer aldaar;
• voor dienstreizen die langer dan een etmaal duren, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer, ten belope van de helft als eigen kost van de werkgever of vennootschap in aanmerking genomen.

Wanneer de overnachtingskosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de in de tabel bedoelde bedragen die als niet belastbare eigen kosten van de werkgever of vennootschap in aanmerking kunnen worden genomen - naargelang van het geval - worden verminderd:

• met 15 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het ontbijt;
• met 35 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het middagmaal;
• met 45 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het avondmaal;
• met 5 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor de kleine uitgaven.

Op de tabellen dien jaarlijks worden gepubliceerd vindt u in de rechterkolommen de forfaitaire dagvergoeding. De logementsvergoeding is enkel voor ambtenaren. Er is nog een verdeling gemaakt tussen Buitenlands personeel en Personeel Hoofdbestuur. Deze laatste categorie krijgt een hogere vergoeding toegekend per dag. De fiscus heeft in haar Circulaire verklaart dat deze vergoeding uitbetaald mogen worden aan werknemers en bedrijfsleiders.

U kan de lijsten per jaar opvragen via de website AccountantsAdvies.be.

Het oude forfaitaire tarief van 37,18 EUR per dag mag ook nog gebruikt worden, bijvoorbeeld wanneer het tarief van het overeenkomstig lager dan deze oude forfait zou zijn.

Indien een groter bedrag aan de werknemer of aan de bedrijfsleider terugbetaald zou worden, dan moet de werkgever of vennootschap een dubbel bewijs leveren, namelijk dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, en dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

Voor voorbeelden inzake de berekening op basis van bovenstaande regels kan u hier klikken.