Voorafgaande beslissing nr. 600.210 dd. 03.10.2006

   Eigen kosten van de werkgever
   Terugbetaling van eigen kosten van de werkgever
  
   Vergoeding
   Vergoeding voor eigen kosten van de werkgever

Samenvatting

Het College van de DVB beslist dat bepaalde bedragen kunnen worden beschouwd als een terugbetaling van forfaitaire vergoedingen van eigen kosten van de werkgever overeenkomstig artikel 31, tweede lid, 1°, in fine WIB 92 mits de modaliteiten van de beslissing worden gerespecteerd.

I. Voorwerp van de aanvraag

De aanvraag strekt er toe te vernemen of een voorafgaande beslissing kan worden bekomen met betrekking tot de toepassing van forfaitaire vergoedingen als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

II. Beslissing

2. De bureaukosten (thuis) omvatten de inrichting, onderhoud en schoonmaak, bureaumateriaal, verlichting, verwarming, elektriciteit, verzekering, afschrijving van het kantoor, onroerende voorheffing en andere taksen,…

3. De telecom- en multimediakosten zijn een bijdrage in de internetconnectie (thuis).
Deze kosten dekken niet het gebruik van een portable gezien deze door de vennootschap ter beschikking wordt gesteld.

4. De secundaire autokosten hebben betrekking op car-wash, parkeergeld voor parkeermeters, parkeerautomaten en parkings, tolkosten en korte verplaatsingen per taxi.

5. De maaltijdkosten omvatten zowel de maaltijden tijdens binnenlandse dienstreizen als buitenlandse dienstreizen. Deze zijn geënt op het bedrag dat door de Belgische Staat wordt betaald aan haar ambtenaren ter vergoeding van gelijkaardige kosten.

6. De representatiekosten omvatten bloemen en kleine geschenken, deelnamekosten aan socio-culturele activiteiten, receptiekosten thuis en alle andere kosten i.v.m. zakelijke relaties.

7. De DVB beslist om bepaalde bedragen als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever aan te merken, mits rekening wordt gehouden met de onderstaande modaliteiten:

7.1. Deze beslissing is functiegebonden en niet persoonsgebonden.

7.2. De bedragen zijn niet indexeerbaar.

7.3. Wanneer de genieters van een forfaitaire vergoeding hun werkelijke beroepskosten bewijzen, dient voorzover de in de bewezen beroepskosten opgenomen kostenposten ook begrepen zijn in de forfaitaire vergoeding, het deelbedrag van deze kostenpost opgenomen in de forfaitaire vergoeding, vermenigvuldigd met 12, worden in mindering gebracht van de bewezen beroepskosten. De aanvrager dient de genieters van een forfaitaire vergoeding hierover in te lichten.

7.4. Teneinde de mogelijkheid van dubbele aftrek van éénzelfde uitgave te vermijden, mogen de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.

7.5. De vennootschap heeft steeds lijsten ter beschikking met de personen die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van het forfait.

7.6. De toegekende bedragen zijn gebaseerd op een voltijdse tewerkstelling. De bedragen mogen ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof. Evenwel moeten de bedragen evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties, lange afwezigheid ingevolge een buitenlandse zakenreis of in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.

7.7. De vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald, kunnen slechts als beroepskosten worden aangenomen wanneer ze worden verantwoord door individuele fiches en een samenvattende opgave. Terzake dient op de fiche de vermelding “JA – ernstige normen” te worden ingevuld omdat het hier forfaitaire kostenvergoedingen betreft, vastgesteld op basis van ernstige normen.

7.8. Overeenkomstig artikel 66, § 1, en artikel 53, 8°, WIB 92 kunnen bepaalde bedragen niet volledig als beroepskosten worden aangemerkt ten name van de vennootschap en dient bijgevolg respectievelijk 25 % (secundaire autokosten) en 50% (representatiekosten) van die bedragen in de verworpen uitgaven van de vennootschap te worden opgenomen.

7.9. Er worden door de vennootschap geen maaltijdcheques toegekend aan de personeelsleden die een vergoeding voor maaltijdkosten genieten, noch voor de externe verplaatsingen, noch voor de werkdagen op kantoor.