|
Mits een aantal regels in acht genomen worden, kan de werkgever aan zijn werknemers een vergoeding terugbetalen voor de gemaakte kosten bij dienstreizen binnen België. Ik zet kort de principes uiteen.
De regeling
Deze forfaitaire vergoedingen zijn niet-belastbaar bij de verkrijger en aftrekbaar bij de werkgever wanneer het bedrag van die vergoedingen:
- wordt vastgesteld op basis van het effectief aantal verplaatsingen;
- niet hoger is dan de gelijkaardige vergoedingen die de overheid aan haar personeel verleent.
De verblijfskosten mogen zowel in geld als onder de vorm van maaltijdcheques terugbetaald worden. Deze verblijfskosten dekken de andere kosten dan de eigenlijke verplaatsingskosten, met name de kosten van maaltijden en dranken ingevolge buiten de onderneming maar voor rekening van de werkgever geleverde prestaties.
De kosten van de eigenlijke verplaatsing, met name een kilometervergoeding, worden afzondelrijk terugbetaald mits inachtneming van de daarop van toepassing zijnde regels. Voor info hierover verwijs ik u naar het betreffende artikel, of kan u hier klikken.
De kosten van logies omvatten de terugbetaling van de kosten van het avondmaal, de eigenlijke overnachting en het ontbijt.
Merk ook op dat verplaatsingen van meer dan 5 uur tot minder dan 8 uur waarin de periode tussen 12 uur en 14 uur begrepen is (middag), aanleiding geven tot het toekennen van de vergoeding die voorzien is voor de verplaatsingen van ten minste 8 uur.
De bedragen
Sinds 1 november 2006 zijn de volgende, nieuwe bedragen van toepassing, rekening houdend met de graad van de betrokken ambtenaar:
|
|
Verplaatsing per kalenderdag
|
Toeslag voor de nacht
|
|
Graden gerangschikt in niveau 1
|
Van meer dan 5 uur tot minder dan 8 uur
|
Van 8 uur en meer
|
|
|
Rangen 15 tot 17
Verantwoordelijke van de cel Beleidsvoorbereiding
|
3,33
|
16,73
|
38,11
|
|
Rangen 10 tot 13
Leden van de Cel Beleidsvoorbereiding
|
3,33
|
14,03
|
35,44
|
|
Niveau 2-3-4
|
3,33
|
11,36
|
32,78
|
U dient dus na te gaan met welke graad uw werknemers overeenkomen. Als aanwijzing kan gelden dat ambtenaren van rang 2-3-4 kunnen worden gelijkgesteld met leden van het lagere en het middenkader. Hogere kaderleden worden doorgaans gelijkgesteld met ambtenaren van rang 10 tot 13.
Wat zijn de gevolgen wanneer de door de werkgever toegekende vergoeding deze bedragen overschrijdt?
Wanneer kan worden aangetoond dat de vergoeding werkelijk en uitsluitend aan door de vergoeding gedekte uitgaven werd besteed, blijft ze vrijgesteld en vormt ze dus geen belastbaar inkomen.
Bij gebrek aan bewijs kan een bedrag gelijk aan de door de Staat toegekende vergoeding als eigen kosten van de werkgever aanvaard worden.
In verband met maaltijdkosten dient echter te worden opgemerkt dat ook wanneer het hogere bedrag verantwoord is, er toch een voordeel van alle aard geboekt moet worden, gelijk aan het positieve verschil tussen het bedrag van de verantwoorde uitgave en het bedrag van de door de Staat toegekende vergoeding. De waarde van dit voordeel van alle aard mag evenwel niet hoger zijn dan € 1,09.
Indien het bedrag daarentegen niet verantwoord kan worden, zal het totaalbedrag van het positieve verschil, zelfs indien dat hoger is dan € 1,09, als een bij de werknemer belastbaar voordeel van alle aard worden beschouwd.
Quid op sociaal gebied?
De hiervoor vermelde bedragen gelden enkel op fiscaal gebied. De sociale-zekerheidsreglementering verwijst er niet formeel naar, maar in de praktijk gebruikt de RSZ ze wel als vergelijkingspunt, mits de ingeroepen kosten uiteraard werkelijke uitgaven betreffen waarvan de werknemer het bewijs kan leveren.Nieu
|
|
