Een Belgische leverancier factureert goederen aan een Nederlandse klant. Met vrijstelling van btw, toch?

Deze materie wordt geregeld door artikel 39bis, eerste lid, 1° W. BTW. Er kan slechts sprake zijn van een vrijstelling van btw indien is voldaan aan vier voorwaarden:

• Het verplicht vermelden van de toepassing van het vrijstellingsregime op de factuur;
• Het voorleggen van het bewijs dat de goederen worden geleverd aan een belastingplichtige die voor de BTW is geïdentificeerd in een andere EU-lidstaat;
• Het leveren van het bewijs dat de goederen ook effectief worden vervoerd of verzonden naar de andere EU-lidstaat door of voor rekening van de verkoper of de koper.

Met deze voorwaarden kan niet lichtzinnig mee worden omgesprongen. In het geval van niet-toepassing ervan door de leverancier, draait deze laatste op voor de verschuldigde BTW.

1. Verplichte vermelding op de factuur

Op de factuur dient het volgende vrijstellingsartikel te worden opgenomen: ‘ Vrijstelling van BTW overeenkomstig artikel 39bis, eerste lid, 1° van het W. BTW’.

2.Levering aan een BTW-belastingplichtige in een andere EU-lidstaat

Ter herinnering, de Europese Unie bestaat thans uit 27 lidstaten: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Groot-Brittanië, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovakije, Slovenië, Spanje, Tsjechië, Zweden.

De klant dient een BTW-identificatienummer op te geven dat rechtsgeldig werd afgeleverd door een andere EU-lidstaat. De leverancier dient de correctheid ervan na te gaan. Dit kan door de consultatie van het volgende webadres: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/.

Voor elke nieuwe klant dient het btw-nummer te worden gecheckt. Het is aan te raden om een afdruk te maken van de bevestiging dat het BTW-nummer correct is en toebehoort aan de klant, en dit te hechten aan de verkoopfactuur.

Niet vergeten om ook bestaande klanten tussendoor te checken en na te gaan of het BTW-nummer nog actief is.

Veronderstel een EU-klant die regelmatig goederen bij u aankoopt. Alle voorwaarden zijn voldaan om te factureren met vrijstelling van BTW. Op een gegeven moment (u heeft er uiteraard geen weet van) heeft die klant waarmee u een langdurige handelsrelatie heeft, zijn BTW-nummer en zijn handelsactiviteiten (officieel) stopgezet. Maar de klant blijft bij u goederen aankopen en u blijft factureren met vrijstelling van BTW, u van geen kwaad bewust zijnde. Vaststelling hiervan door de BTW-controleur zal aanleiding geven tot navordering van de BTW op de facturen in uw hoofde. De BTW-commentaar zorgt voor een dergelijk geval voor nog wat soelaas in het voordeel van de leverancier, doch een verwittigd iemand is er twee waard.

3. Bewijs van vervoer of verzending

Het vervoer kan worden verzorgd door of voor rekening van zowel de koper of de verkoper. Dit heeft als gevolg dat een transport dat geschiedt door of voor rekening van een daaropvolgende klant van de koper (kettingverkoop dus waarbij de goederen worden vervoerd door of voor rekening van de uiteindelijke koper) geen grondslag kan vormen voor een vrijstelling. Tenzij kan worden aangetoond aan de hand van handelsdocumenten waarover de leverancier beschikt dat de volgende afnemer vervoert voor rekening van de eerste koper in de ketting, dan kan de levering aan de eerste koper worden vrijgesteld.

De leverancier die de levering wil vrijstellen van BTW moet zelf aantonen dat de goederen België hebben verlaten. Het bewijs berust dus niet in hoofde van de klant! Dit door een geheel van gebruikelijke en overeenstemmende handelsstukken, zoals (enkel exemplatief) contracten, afgetekende bestelbons, voor ontvangst afgetekende leveringsbons met vermelding van de naam en het adres van de persoon die de goederen in ontvangst heeft genomen, vervoersdocumenten en betalingsstukken. Met andere woorden, het komt er op aan om een geheel van zoveel mogelijk elementen te verzamelen die het vervoer en de verzending naar de andere EU-lidstaat kunnen staven. Betalingen van facturen die uitgaan van buitenlandse financiële instellingen worden door de BTW-administratie aanzien als een belangrijk bewijsmiddel. Contante betaling is dus af te raden.

Tenzij beroep wordt gedaan op een externe transporteur is dit bewijs niet altijd eenvoudig te leveren. Zeker niet wanneer de klant zelf de goederen In België komt ophalen en dus het eigen transport verzorgd. De BTW-administratie raadt in dat geval de leverancier aan zich telkens te vergewissen van de identiteit van de persoon die de goederen komt ophalen (copie identiteitskaart, copie inschrijvingsbewijs van de wagen waarmee het transport gebeurt, foto van de nummerplaat van de wagen, …). De Belgische overheid gaat dus ver in haar vraag naar bewijsvoering. Niet onlogisch dat dit gegeven meermaals het voorwerp uitmaakt van rechtspraak en rechtsleer.

Opletten dus. Bent u als leverancier niet overtuigd van het vervoer en de verzending van de goederen naar een andere EU-lidstaat, dan kan je beter factureren met Belgische BTW. De koper heeft er dus alle belang bij voldoende bewijskrachtige stukken aan zijn leverancier te overhandigen indien hij wil vermijden dat er Belgische BTW moet worden betaald.