Iedere BTW-plichtige onderneming die per kwartaal BTW-aangiften indient, moet maandelijks een voorschot aan de BTW-administratie betalen. Doet hij dit niet, dan worden er intresten aangerekend op het niet-betaalde voorschot.

Hoe worden deze voorschotten nu bepaald?

De te betalen BTW van het voorgaande kwartaal (de betaalde voorschotten voor dat kwartaal niet meegerekend) is de basis voor het voorschot. Van dit BTW-bedrag wordt één derde als voorschot aangemerkt.

Dit voorschot moet dan betaald worden voor de 20ste dag van de tweede en derde maand van het  kwartaal. Bij de BTW-aangifte over dit kwartaal worden deze twee voorschotten in rekening gebracht op het uiteindelijk te betalen bedrag aan BTW. Enkel het saldo dient dan nog betaald te worden voor de 20ste dag van de maand volgende op dit kwartaal.

Wanneer er een tegoed is op de btw-administratie in het vorige kwartaal, maar wel een positieve basis voor de berekeningen van de voorschotten, dan geldt de regel dat eerst het tegoed mag gebruikt worden om de voorschotten te betalen (of te compensern).

Een rekenvoorbeeld om een en ander misschien te verduidelijken.

Stel dat de ondenreming Janssens & co voor het eeste kwartaal van 2006 twee voorschotten betaald heeft van telkens 1.000 euro. De eindafrekening laat een bedrag zien van 700 euro nog te betalen btw. Dit wil zeggen dat de totale verschuldigde btw over dit eerste kwartaal (de basis voor de voorschotten voor het tweede kwartaal) 2.700 euro bedraagt. De voorschotten voor het tweede kwartaal van 2006 bedragen dan telkens 900 euro, zijnde één derde van 2.700 euro.

Stel dat door bepaalde investeringen de btw-aangifte over het tweede kwartaal een bedrag laat zien van 1.200 euro. Dan mogen hierp de twee voorschotten in mindering gebracht worden zodat de eindafrekneing over het tweede kwartaal zich vertaalt in een tegoed voor de onderneming ten bedrage van 600 euro. Dit tegoed wordt overgedragen naar het volgende kwartaal.

De basis voor de voorschotten voor het derde kwartaal bedraagt dan 1.200 euro. Een derde hiervan is 400 euro. Dus normaal zou dan twee voorschotten betaald moeten worden van 400 euro, maar aangezien er nog een tegoed was van 600 euro op de BTW-administratie, mag dit tegoed eerst gebruikt worden om de voorschotten te compenseren. Dit wil zeggen dat het eerste voorschot niet betaald moet worden, en dat het tweede voorschot slechts voor 200 euro betaad moet worden.

De sanctie op het niet-betalen van deze verplichte voorschotten is de aanrekening van 0,8% intresten op maandbasis op de verschuldigde bedragen. Ook kan de BTW-administratie bij manifest negeren van deze voorschottenregeling u verplichten voortaan maandaangiften in te dienen waarbij u dan verplicht bent maandelijks de btw-afrekening te betalen.